Nutzen und Anwendungsbereich eines Angebotskonfigurators

Die zunehmende Variantenvielfalt stellt Unternehmen aller Branchen vor neue Herausforderungen:

  •       Ist das gewünschte Produkt des Kunden technisch realisierbar?
  •       Welche einzelnen Komponenten existieren und sind diese konfigurierbar?
  •       Lassen sich die Produkte bzw. deren Bestandteile miteinander kombinieren?
  •       Inwieweit lassen sich Produkte in kleinere Einheiten unterteilen?
  •       Wie errechnet sich der Preis für unterschiedliche Varianten?

Der klassische Angebotsprozess ohne Konfigurator

Im Vertriebsprozess stellt die Angebotserstellung meist einen großen Zeitaufwand dar. In der Realität ist der Angebotsprozess oft langwierig. Das Produktwissen befindet sich vorwiegend in den Köpfen der Entwickler und Produktmanager. Der Vertriebsmitarbeiter als direkter Ansprechpartner des Kunden ist aufgrund der hohen Komplexität der Varianten oft nicht auf Anhieb in der Lage, die Realisierbarkeit des Kundenwunsches zu beurteilen. Er muss viele Einflussfaktoren aus verschiedenen Abteilungen beachten, um eine korrekte Variante erstellen zu können.

Mehrmals muss er sich bei Entwicklungs- und Produktionsabteilung über Verfügbarkeit und Machbarkeit bestimmter Produktmerkmale und -kombinationen informieren. Das Angebot wird anschließend aufwendig mit Word erstellt. Preise müssen aus Excel-Tabellen herausgesucht werden.

Bis das fertige Angebot beim Kunden ankommt, vergehen mehrere Tage oder sogar Wochen. Hierbei sind auch Fehler im Angebot keine Seltenheit.

Wie kann ich meinen Angebotsprozess verkürzen?

Ein Angebotskonfigurator kann Unternehmen dabei unterstützen, den Prozess der Angebotserstellung von mehreren Wochen auf nur wenige Stunden zu verkürzen. Ein Angebotskonfigurator ist eine Konfigurations-Software, die einem Unternehmen hilft, die Variantenvielfalt der Produktwelt zu strukturieren und mit wenig Aufwand technisch und preislich korrekte Angebote zu erstellen. Bei einem Angebotskonfigurator steht die Erstellung von Angeboten im Fokus. Synonyme für Angebotskonfiguratoren sind unter anderem Produktkonfigurator, Variantenkonfigurator, Vertriebskonfigurator, CPQ-Software, CPQ-Lösung oder einfach Konfigurator.

Entweder ein Mitarbeiter des Vertriebs konfiguriert hier nach Kundenwünschen oder der Kunde selbst konfiguriert sein individuelles Produkt im Online-Angebotskonfigurator. Fehlerhafte oder nicht-baubare Produktvarianten können erst gar nicht konfiguriert werden.

Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, werden die Preise automatisch kalkuliert und ein fertiges Angebot generiert. Das Unternehmen erstellt hierfür zuvor im Angebotskonfigurator Dokumentenbestandteile in Excel und Word, welche von der CPQ-Lösung auf Knopfdruck zu einem vollständigen Angebot zusammengesetzt werden. Das fertige Angebot kann direkt an den Kunden gesendet werden.

Angebotsprozesse im Vergleich

Wie schnell zu sehen ist, sind ohne CPQ-Software deutlich mehr einzelne, manuelle Schritte nötig, um schließlich ein Angebot erstellen zu können, mit dem der Kunde einverstanden ist. Zusätzlich sind einige Schleifen unausweichlich, da mehrere Rücksprachen gehalten werden müssen und die Unterlagen mehrfach geprüft werden müssen – oft auch durch andere Abteilungen. Beim Angebotsprozess mit Konfigurator wird der CPQ-Prozess (Configure-Price-Quote) aufgezeigt. Der Angebotsprozess läuft hier automatisch ab.

Oft werden Konfiguratoren nicht nur zur individuellen Produktkonfiguration, sondern auch als sogenannte Produktfinder benutzt. Dabei geben Kunden ebenfalls ihre Präferenzen und Wünsche an, wie das Produkt aussehen soll. Anhand aller ausgewählten Eigenschaften gibt der Produktkonfigurator anschließend ein Produkt aus, auf das die Auswahl zutrifft.

Welchen Mehrwert bietet ein Angebotskonfigurator?

  • Schnelle und fehlerfreie Angebotserstellung: Im Konfigurator kann sowohl der Vertriebsmitarbeiter als auch der Kunde nur korrekte und baubare Produktvarianten zusammenstellen. Da aus der fertigen Konfiguration automatisch Preise kalkuliert werden und ein Angebot erstellt wird, schleichen sich hier keine Fehler ein.
  • Zeitersparnis im Angebotsprozess: Durch das Wegfallen mehrerer Feedback- und Korrekturschleifen kann der Angebotsprozess beispielsweise von ca. vier Wochen auf nur noch eine Stunde verkürzt werden.
  • Fokus auf der Kundenberatung und -betreuung: Das Produktwissen befindet sich bereits in der CPQ-Lösung. Da der Zeitaufwand der Absprachen und Fehlerkorrekturen wegfällt, kann sich der Vertrieb voll und ganz ihren Kunden widmen und das Produkt nach ihren individuellen Wünschen konfigurieren. Zudem haben die Mitarbeiter so mehr Zeit für Vertriebsgespräche oder eben die Kundenbetreuung.
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit: Kunden erhalten in kurzer Zeit korrekte Angebote, was die Zufriedenheit der Kunden merklich erhöht.
  • Reduktion der Komplexität bei der Zusammenstellung verschiedener Produktvarianten: Ein großes Produktportfolio mit vielen einzelnen Bausteinen führt zu einer hohen Komplexität bei der Variantenbildung. In einem Produktkonfigurator wird dieses ganze Produktwissen zusammen mit allen Abhängigkeiten eingespeichert. Wird eine neue Variantenkonfiguration erstellt, so lässt der Konfigurator nicht baubare bzw. nicht realisierbare Zusammenstellungen nicht zu und schlägt direkt eine alternative Bauweise vor. Dadurch wird die Komplexität stark reduziert.
  • Weniger Abstimmungsprozesse und Feedbackschleifen: Da das Wissen an einem zentralen Ort – im Angebotskonfigurator – gespeichert ist, werden Wissenssilos in den Köpfen der Mitarbeiter vermieden. Ständige Absprachen mit Produktion und Entwicklung, ob verschiedene Bausteine auch wirklich nach den Anforderungen des Kunden zusammengestellt werden können, fallen weg.

Wie wird das Produktwissen in den Angebotskonfigurator übernommen?

Verschiedene Lösungen für Produktkonfiguration haben verschiedene Oberflächen, um das Produktwissen einzuspeichern. Bevor man mit der Wissenseingabe starten kann, ist es unausweichlich, das Produktportfolio bis ins kleinste Detail zu strukturieren. Es ist wichtig zu wissen, aus welchen Bauteilen sich Produkte aufbauen und mit welchen Regeln diese Bestandteile verbunden sind. Regeln definieren, welche Bauteile miteinander kombiniert werden dürfen, welche Teile voneinander abhängig sind und welche Teile nicht zusammen möglich sind. Sobald die Struktur festgelegt ist, kann mit der Eingabe des Produktwissens gestartet werden. Im Folgenden wird dieser Vorgang am Beispiel von CAS Configurator Merlin erläutert. Dieser Konfigurator besitzt eine grafische Oberfläche, die ohne Programmierkenntnisse genutzt werden kann. Die einzelnen Bestandteile werden unter anderem als Produkte, Merkmale und Ausprägungen eingespeichert. Anschließend können diese Einzelteile durch verschiedene Operatoren zu Regeln verknüpft werden. Zusätzlich zur grafischen Regelbildung ist auch die Regelbildung in Tabellenform möglich. Preise und Dokumente werden in dieser Ansicht erstellt und sind später für alle Nutzer der CPQ-Software sichtbar. Das eingespeicherte Wissen ist nach der Eingabe direkt auf der Konfigurationsoberfläche für die verschiedenen Nutzer, wie beispielsweise die Mitarbeiter des Vertriebs, sichtbar. Hier können auch die Angebote gedruckt werden.

Zielmärkte eines Produktkonfigurators

Ein Angebots- bzw. Produktkonfigurator hat nicht nur einen bestimmten Zielmarkt. Ein solcher Konfigurator ist für sehr viele verschiedene Branchen und Zielmärkte geeignet, die über eine hohe Variantenvielfalt, viele Kombinationsmöglichkeiten und eine hohe Komplexität im Produkt verfügen. Allerdings lässt sich das Anwendungsfeld nicht nur auf Produkte beschränken, auch Dienstleistungen und verschiedene Services können konfiguriert werden. Beispiele für geeignete Branchen sind Maschinen- und Anlagenbau, Automobilbau, Konsumgüter, Energiewirtschaft, Luftfahrttechnik oder Dienstleistungen.

Vorbereitung eines erfolgreichen Konfiguratorprojekts

Ein Konfiguratorprojekt bezeichnet ein Projekt, bei dem eine Software für Produktkonfiguration bei einem Unternehmen implementiert werden soll. Nachdem sich das Unternehmen entschieden hat, welche Art von Software am besten zu seinem Anwendungsfall und seinen Anforderungen passt, gibt es verschiedene Punkte, die ein Unternehmen befolgen kann, um ein erfolgreiches Projekt vorzubereiten:

  1.     Systemarchitektur und Datenflüsse darstellen

Klarheit in der eigenen Systemarchitektur und Wissen über die eigenen Datenflüsse stellen im Projekt einen sehr wichtigen Punkt dar. Dafür ist es hilfreich, eine komplette Customer Journey vom ersten Kontakt über die Angebotserstellung bis hin zum Auftragseingang zu erstellen. Welche Systeme sind dabei involviert? Welche Anforderungen werden an die verschiedenen Systeme gestellt? Wie sehen die Datenflüsse hierbei aus und werden Daten manuell übergeben oder automatisiert übertragen?

  1.     Strukturierung der Daten

Für eine geordnete Übernahme bzw. Abbildung der Produktdaten ist die Struktur der eigenen Produkte von großer Bedeutung. Um geordnet übernommen werden zu können, müssen die Produkte in ihre Einzelteile zerlegt werden. Die Überlegung, welche Bestandteile Kunden miteinander kombinieren können und wie die einzelnen Bauteile miteinander verknüpft sind, ist sehr wichtig.

  1.     Textbausteine vorbereiten

Am Ende der Konfiguration kommt die Dokumentenausgabe. Ein Dokument setzt sich später aus vielen einzelnen kleinen Abschnitten zusammen. Zur Vorbereitung können Unternehmen hier bereits überlegen, wie man einen langen Text in zusammengehörende kleine Einheiten aufteilen kann. Textstücke werden in Worddateien abgespeichert. Beispiele für solche Textabschnitte sind Beschreibungstexte zu einem Produkt, ein Anschreiben oder Vertragsbedingungen.

  1.     Projektteam zusammenstellen

Für einen schnellen und reibungslosen Projektstart ist die Zusammenstellung eines Projektteams im Voraus sinnvoll. Konkret heißt das, die verschiedenen benötigten Rollen sind bereits besetzt, es ist klargestellt, wer welchen Part übernimmt und die Zeitaufwendungen für die einzelnen Rollen bzw. Personen wurde bereits geschätzt. Die folgenden Rollen werden im Projekt benötigt:

  •       Projektleiter: Er koordiniert die Tätigkeiten im Projekt und behält den Überblick über die Meilensteine.
  •       Modellierer: Der Modellierer übernimmt die Abbildung des Produktwissens im Konfigurator und ist während der gesamten Einführungszeit stark eingebunden.
  •       Vertriebsmitarbeiter: Er gibt Feedback zum entstehenden Konfigurator und begleitet den Aufbau, damit der Vertriebsprozess zukünftig optimal unterstützt werden kann.
  •       IT-Verantwortlicher: Der IT-Ansprechpartner steht für Fragen zu den Schnittstellen zur Verfügung.

Hierbei kann eine Rolle von mehreren Personen besetzt werden, allerdings ist es auch möglich, dass eine Person mehrere Rollen übernimmt.

Einfache Integration in Ihre Systemlandschaft

Ein Angebotskonfigurator lässt sich dank verschiedener Schnittstellen optimal in ganz unterschiedliche Systemlandschaften einbinden. Da Schnittstellen sehr individuell sind, ist es wichtig, die Einbindung des Konfigurators an den jeweiligen Anwendungsfall anzupassen. Für einen CPQ-Lösung sind vor allem ERP- und CRM-Systeme wichtige Schnittstellen.

 Anbindung an ERP-Systeme

Ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) unterstützt den funktionsübergreifenden Ablauf der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Mit einer Schnittstelle zu einem ERP-System tauschen Unternehmen ganz einfach Daten wie Artikelstammdaten, Produktstrukturen und Preise aus. Im ERP-System sind aktuelle Materialdaten und Preisdaten hinterlegt, die sich stündlich ändern können. Über eine Schnittstelle kann der Konfigurator auf diese Daten zugreifen. Der Datenaustausch findet zu jedem Zeitpunkt statt. Der Datenumfang reicht von einzelnen Datensätzen bis zur Maximalstückliste. So müssen Daten nur an einem Ort gespeichert werden und der Produktkonfigurator arbeitet stets mit aktuellen Daten. Beispiele für ERP-Systeme sind SAP ERP, Infor LN und ABAS.

Anbindung an CRM-Systeme

Ein Customer-Relationship-Management-System (CRM-System) speichert Kundenkontakte und die dazugehörige Korrespondenz zentral an einem Ort, auf den alle berechtigten Mitarbeiter zugreifen können. Über das CRM-System erfassen Unternehmen ihre Leads und die dazugehörige Dokumentation. Sobald sich die Kunden in der Angebotsphase befinden, erstellt man mithilfe der CPQ-Lösung ein passgenaues Produktangebot. Oft besteht die Möglichkeit, den Konfigurator aus dem CRM-System heraus aufzurufen und die Konfiguration zu starten. Beispiele sind CAS genesisWorld, Sage CRM oder SAP.

Individuelle Anbindung

Weitere Schnittstellen, die zur Einbindung eines Angebotskonfigurators von Interesse sein können, sind beispielsweise PIM-Systeme. Product Information Management-Systeme steuern und verwalten produktrelevante Daten an zentraler Stelle eines Unternehmens. Betroffen sein können technische, logistische, marketingrelevante oder andere Informationen.

Weitere mögliche Systeme sind beispielsweise MS SharePoint, 4PEP, Microsoft Active Directory oder Apereo CAS.

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